Hoe maken wij onze toekomst?

International Summer School on the Digital Library 2001, Managing the Change Process Towards Your Library of the Future

Hoe maken wij onze toekomst? : Enkele gedachten naar aanleiding van de TICER-cursus Change management 2001

Ewa Zakrzewska

"Create the future you want to see" was het motto van de cursus Veranderingsmanagement 2001. In plaats van de trend te volgen, willen wij graag zelf onze toekomst bepalen in de snel veranderende wereld.

De meest opvallende bron van verandering in de bibliotheek zijn natuurlijk de technologische ontwikkelingen in de wereld van de informatievoorziening. Voor ons spelen daarnaast de ontwikkelingen binnen het academisch onderwijs een niet te onderschatten rol (denk bijv. aan de problemen van studierichtingen die niet genoeg studenten trekken). Maar ook de veranderingen die zich in de maatschappij om ons heen voltrekken kunnen wij niet uit het oog verliezen. Onze jonge klanten (studenten) en onze toekomstige jonge collega's zijn toch een ander soort mensen dan wij. Voor deze nieuwe mensen en met deze mensen zullen wij gaan werken. Het kan haast niet anders of wij moeten mee veranderen.

'Klassieke' universiteitsbibliotheken

De focus van de cursus lag bij universiteitsbibliotheken, waaronder de bibliotheken van grote, 'klassieke' universiteiten zoals Lund, Gent, Warschau, Imperial College London. Deze instellingen zijn zeer goed te vergelijken met de UBA. Tijdens de cursus kwamen dus herhaaldelijk dezelfde problemen ter sprake: bibliotheekvoorzieningen verspreid over tientallen locaties (soms honderden: Gent heeft er 330!), iedere locatie met een historisch gegroeide eigen cultuur en een eigen beleid; ondoelmatig gebruik van schaarse middelen; leeftijd en kwalificaties van het personeel. Deze 'klassieke' universiteitsbibliotheken en hun problemen werden behandeld als case studies tijdens de cursus zowel in werkgroepen als plenair. Uit deze besprekingen kwam naar voren dat de UBA in vergelijking met de andere bibliotheken, heel ver op weg is naar een moderne organisatie:

vergevorderde concentratie van bibliotheekvoorzieningen, zowel fysiek als qua dienstverlening,
krachtige netwerkachtige samenwerking tussen de faculteitsbibliotheken en de UB,
elektronische diensten prominent aanwezig,
coördinatie van collectievorming, van digitale en gedrukte bronnen,
upgraden van de professionaliteit van de medewerkers,
een Mission Statement.

Werkprocessen doorgelicht

Tegen alle verwachtingen in heeft de ontwikkeling van de electronische bibliotheek nauwelijks bijgedragen aan de vermindering van de 'traditionele' taken van het personeel. Bovendien komen er steeds vaker projectwerkzaamheden bij. De taken stapelen zich dus op. Dit is een universeel verschijnsel. Alom is de klacht: er komt steeds iets bij en wij hebben al zoveel te doen… Gezien het krappe budget lossen we dit probleem niet op door meer mensen aan te stellen maar door anders te werken. Het formuleren van de Mission Statement is aanleiding tot een kritische herziening van de werkprocessen in alle onderdelen van de UBA om ze uiteindelijk op de verschillende locaties te harmoniseren en te stroomlijnen.

Verborgen kennis openbaar maken

Tot nu toe ligt onze professionele kennis verspreid over een groot aantal gedrukte en digitale documenten (die bovendien op verschillende plaatsen beschikbaar worden gesteld) terwijl een niet onbelangrijk deel verborgen zit 'in de hoofden' van de medewerkers en mondeling wordt overgedragen. Om iets na te kunnen vragen, moet je eerst weten bij wie je moet zijn. Dit is inefficiënt, tijdrovend en brengt het gevaar met zich mee dat het wiel op verschillende plaatsen steeds opnieuw wordt uitgevonden. Een goed opgezet kennismanagementsysteem kan hier een oplossing bieden. Zo'n systeem noopt tot het expliciteren en systematiseren van de aanwezige kennis zodat de evt. hiaten maar ook overbodige procedures duidelijk zichtbaar worden. Voor de medewerkers krijgt het systeem een handboek- en naslagfunctie. Voor de organisatie maakt het duidelijk waar de aanwezige, omvangrijke kennis en kunde creatief aangewend kunnen worden ter ondersteuning van nieuwe processen. Wij willen zo onze professionele kennis openbaar maken en beschikbaar stellen aan onze collega's .

This article is written by Ewa Zakrzewska, Project Manager, University of Amsterdam Library, The Netherlands. Ticer B.V. is not responsible for its content. Copyright Ewa Zakrzewska.

Ticer home

summer school

Ticer, PO Box 4191, 5004 JD Tilburg, The Netherlands,
telephone +31-13-466 83 10, telefax +31-13-466 83 83, e-mail ticer@uvt.nl,
last updated 7 November 2001

	Hoe maken wij onze toekomst? : Enkele gedachten naar aanleiding van de TICER-cursus Change management 2001
	Ewa Zakrzewska
	"Create the future you want to see" was het motto van de cursus Veranderingsmanagement 2001. In plaats van de trend te volgen, willen wij graag zelf onze toekomst bepalen in de snel veranderende wereld.
	De meest opvallende bron van verandering in de bibliotheek zijn natuurlijk de technologische ontwikkelingen in de wereld van de informatievoorziening. Voor ons spelen daarnaast de ontwikkelingen binnen het academisch onderwijs een niet te onderschatten rol (denk bijv. aan de problemen van studierichtingen die niet genoeg studenten trekken). Maar ook de veranderingen die zich in de maatschappij om ons heen voltrekken kunnen wij niet uit het oog verliezen. Onze jonge klanten (studenten) en onze toekomstige jonge collega's zijn toch een ander soort mensen dan wij. Voor deze nieuwe mensen en met deze mensen zullen wij gaan werken. Het kan haast niet anders of wij moeten mee veranderen.
	'Klassieke' universiteitsbibliotheken
	De focus van de cursus lag bij universiteitsbibliotheken, waaronder de bibliotheken van grote, 'klassieke' universiteiten zoals Lund, Gent, Warschau, Imperial College London. Deze instellingen zijn zeer goed te vergelijken met de UBA. Tijdens de cursus kwamen dus herhaaldelijk dezelfde problemen ter sprake: bibliotheekvoorzieningen verspreid over tientallen locaties (soms honderden: Gent heeft er 330!), iedere locatie met een historisch gegroeide eigen cultuur en een eigen beleid; ondoelmatig gebruik van schaarse middelen; leeftijd en kwalificaties van het personeel. Deze 'klassieke' universiteitsbibliotheken en hun problemen werden behandeld als case studies tijdens de cursus zowel in werkgroepen als plenair. Uit deze besprekingen kwam naar voren dat de UBA in vergelijking met de andere bibliotheken, heel ver op weg is naar een moderne organisatie: vergevorderde concentratie van bibliotheekvoorzieningen, zowel fysiek als qua dienstverlening, krachtige netwerkachtige samenwerking tussen de faculteitsbibliotheken en de UB, elektronische diensten prominent aanwezig, coördinatie van collectievorming, van digitale en gedrukte bronnen, upgraden van de professionaliteit van de medewerkers, een Mission Statement.
	Werkprocessen doorgelicht
	Tegen alle verwachtingen in heeft de ontwikkeling van de electronische bibliotheek nauwelijks bijgedragen aan de vermindering van de 'traditionele' taken van het personeel. Bovendien komen er steeds vaker projectwerkzaamheden bij. De taken stapelen zich dus op. Dit is een universeel verschijnsel. Alom is de klacht: er komt steeds iets bij en wij hebben al zoveel te doen… Gezien het krappe budget lossen we dit probleem niet op door meer mensen aan te stellen maar door anders te werken. Het formuleren van de Mission Statement is aanleiding tot een kritische herziening van de werkprocessen in alle onderdelen van de UBA om ze uiteindelijk op de verschillende locaties te harmoniseren en te stroomlijnen.
	Verborgen kennis openbaar maken
	Tot nu toe ligt onze professionele kennis verspreid over een groot aantal gedrukte en digitale documenten (die bovendien op verschillende plaatsen beschikbaar worden gesteld) terwijl een niet onbelangrijk deel verborgen zit 'in de hoofden' van de medewerkers en mondeling wordt overgedragen. Om iets na te kunnen vragen, moet je eerst weten bij wie je moet zijn. Dit is inefficiënt, tijdrovend en brengt het gevaar met zich mee dat het wiel op verschillende plaatsen steeds opnieuw wordt uitgevonden. Een goed opgezet kennismanagementsysteem kan hier een oplossing bieden. Zo'n systeem noopt tot het expliciteren en systematiseren van de aanwezige kennis zodat de evt. hiaten maar ook overbodige procedures duidelijk zichtbaar worden. Voor de medewerkers krijgt het systeem een handboek- en naslagfunctie. Voor de organisatie maakt het duidelijk waar de aanwezige, omvangrijke kennis en kunde creatief aangewend kunnen worden ter ondersteuning van nieuwe processen. Wij willen zo onze professionele kennis openbaar maken en beschikbaar stellen aan onze collega's .
	This article is written by Ewa Zakrzewska, Project Manager, University of Amsterdam Library, The Netherlands. Ticer B.V. is not responsible for its content. Copyright Ewa Zakrzewska.